Monitoring faktur to doskonała usługa i narzędzie pozwalające nadzorować spłatę zobowiązań. Dzięki niemu nie dochodzi do opóźnień w płatnościach kontrahentów. Z monitoringu warto skorzystać zawsze, gdy nad terminami płatności faktur zapanował chaos i wtedy, gdy chcemy odciążyć swoją firmę z części obowiązków oraz kosztów.

Monitoring – Twoje faktury pod kontrolą

Monitoring faktur to narzędzie niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy liczącej się w sferze biznesu i nie tylko. Przede wszystkim najważniejszym zadaniem tej usługi jest minimalizowanie opóźnień w płatnościach kontrahentów, co bezpośrednio przekłada się na brak zatorów płatniczych i polepszoną płynność finansową przedsiębiorstwa.

Zobacz także: 5 elementów dobrej współpracy podmiotów biznesowych

Nawet kilkudniowe opóźnienie w płatności faktur może spowodować kaskadę kolejnych problemów. Między innymi dlatego z monitoringu faktur korzystają już nie tylko i wyłącznie duże firmy, ale coraz częściej małe i średnie przedsiębiorstwa dbające o własne przepływy pieniężne, jak również i swój profesjonalny wizerunek.

Monitoring faktur a windykacja należności – różnice

Być może wielu osobom monitoring należności kojarzy się z inną usługą, którą jest windykacja należności. Czy są to tożsame usługi? Nic bardziej mylnego. Prawidłowym określeniem byłoby stwierdzenie, że są one komplementarne. Dlaczego? Odpowiedź jest bardzo prosta.

Zasadnicza różnica pomiędzy monitoringiem a windykacją polega na okresie, w którym są świadczone obie usługi. Jeśli za punkt wyjściowy przyjmiemy termin wymagalności to monitoring odbywa się przed jego upływem, zaś windykacja – po jego upływie.

Zobacz także: Dlaczego dobre relacje są tak ważne?

Windykacja zajmuje się elementem odzyskania pieniędzy z przeterminowanych faktur, zaś monitoring przypomina o zbliżających się płatnościach w ramach współpracy. W praktyce jednak zazwyczaj przedsiębiorcy „żyją w zgodzie” nawet jeśli termin wymagalności został przekroczony o kilka lub kilkanaście dni. Nie sięgają oni za windykację, bowiem wiedzą, że mogą spodziewać się zapłaty nawet pomimo opóźnień. W konsekwencji stawiają na zachowanie i utrzymanie relacji pomimo przekroczonego terminu.

Monitoring faktur, jako niezbędna usługa nowoczesnej firmy

Na czym polega monitoring faktur?

Działanie usługi monitoringu ma na celu przede wszystkim informowanie kontrahentów w sposób łagodny i systematyczny o zbliżającym się terminie płatności danej faktury. W ramach monitoringu wykorzystywane są takie narzędzia, jak:

  • komunikaty tekstowe (np. SMS, e-mail)
  • wiadomości głosowe (np. w aplikacji)
  • kontakt telefoniczny (np. bezpośrednia rozmowa)

Przedsiębiorca nie otrzymując należności na czas może w pewnym momencie odnotować zachwianą płynność finansową, przez co zacznie zwlekać z płatnościami dla swoich kontrahentów. Może w ten sposób negatywnie wpłynąć na swój wizerunek profesjonalnego współpracownika. Co więcej, w ten sposób łatwo zauważyć, jak jedna trudna decyzja lub brak terminowej płatności może przełożyć się na reakcję łańcuchową w postaci opóźnień w spłatach, a w konsekwencji do stworzenia się istotnego zatoru płatniczego.

Zobacz także: Dlaczego kontrahent nie opłacił faktur? Oto przyczyny i rozwiązanie

Zalety monitoringu faktur

Jednym z najważniejszych atutów działającej usługi monitoringu jest wykrywanie i trzymanie pod kontrolą faktur, które mogą być istotnie zagrożone pod względem płatności. Systematyczna obserwacja, powiadomienia i kontakt z kontrahentem pozwalają uniknąć możliwych i niepożądanych skutków nieopłaconych faktur.

W dzisiejszym, zabieganym i często chaotycznym świecie pełnym technologicznych wyzwań dla biznesu nie ma nic bardziej optymalnego, aniżeli możliwość odciążenia części zasobów przedsiębiorstwa z dodatkowych obowiązków.

Oddelegowanie opieki nad fakturami i płatnościami pozwala zwiększyć nad nimi kontrolę, oszczędzić czas i zmniejszyć firmowe koszty. Czasem krótki, ale skuteczny komunikat może wystarczyć do realizacji zapłaty we wskazanym terminie, ponieważ kontrahent zwyczajnie w natłoku wydarzeń i pracy nie zdążył lub zapomniał wykonać odpowiedni przelew. Co więcej, zamiast oddelegowywać do tego typu działań kolejnych pracowników, warto skorzystać z bezpośredniej i dedykowanej oferty firmy na co dzień zajmującej się tego typu działaniami.

Właściwe przypomnienia i powiadomienia to klucz do systematycznej pracy nad nie tylko profesjonalnym wizerunkiem, ale również wobec płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Ten artykuł zapewnia informacje edukacyjne i nie ma na celu udzielania porad prawnych, finansowych lub podatkowych.