Wybrani kontrahenci nierzadko nie płacą faktur w terminie, co przekłada się w niektórych przypadkach na pogorszenie płynności finansowej firmy. Jakie są powody takich sytuacji? Czy można jakoś temu zapobiec?
Klienci niepłacący faktur
Dlaczego klienci nie płacą faktur w terminie? Wydawać by się mogło, że problem jest prosty – nie posiadają wystarczającej liczby środków w danym momencie. W większości przypadków okazuje się jednak, że sytuacja jest o wiele bardziej poważna i skomplikowana.
Istnieje przekonanie w społeczeństwie, że spóźnianie się z płatnościami faktur jest tak powszechne, iż nie płacąc w terminie wymagalności (z jakiegokolwiek powodu) „wszystko będzie w porządku”.
Należy zaznaczyć, że taka sytuacja ma zawsze dwie strony. Oznacza to, że na taką sytuację musi panować przyzwolenie z punktu widzenia wszystkich zainteresowanych. Sytuacje bywają naprawdę różne, dlatego niektórzy potrafią poinformować o problemach i porozumieć się w sprawie opóźnionej płatności bez większego wymigiwania się od płacenia. Inni całkowicie zapominają o zobowiązaniach, a na przypomnienia reagują negatywnie.
Jednym z istotniejszych powodów pobłażania jest fakt, że przedsiębiorca może nie chcieć pogorszyć swoich relacji z danym kontrahentem, który mimo opóźnień generuje znaczą część przychodów. Takie sytuacje zazwyczaj pojawiają się wśród małych i średnich firm. Ich przyszłość zależy właśnie od dobrych relacji z większym graczem, dlatego pozwalają na opóźnienia. Tym samym przyczyniają się do występowania przyzwolenia na takie zjawisko.
Przyczyny opóźnionych płatności
Opóźnienie w płatności może wynikać z różnych powodów. Niejednokrotnie zdarza się, że prawdziwy powód bywa ukryty za fasadą nieprawdziwych sytuacji, które nigdy nie miały miejsca. Kontrahenci mogą ignorować terminy płatności, zaś w przypadku bezpośredniej konfrontacji – podawać fałszywe powody zwlekania z płatnością. Czasami może zdarzyć się również sytuacja, w której rzeczywista przyczyna może być na tyle skomplikowana, że klientowi łatwiej przedstawić prostą wymówkę.
Firma ma problemy z płynnością finansową
W omawianych wyżej przykładach kontrahenci potrafią twierdzić, że mają problemy z płynnością finansową. Być może taka sytuacja ma miejsce, ponieważ danemu klientowi może zalegać z płatnością inna firma. Wtedy problem staje się dużo bardziej złożony i poważny. W innym przypadku, powyższe twierdzenie o problemach finansowych może być nieprawdziwe. Być może kontrahent ma pieniądze, ale przeznacza je na inne rzeczy, aniżeli na spłacenie zobowiązania.
Zobacz także: Jak działa windykacja na zlecenie?
Braki kadrowe lub nieobecność księgowej
Jedną z ciekawszych wymówek jest również twierdzenie, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w firmie jest lub była na urlopie. W takim przypadku sprawa jest jasna, bowiem piętrzące się problemy, niezgrane harmonogramy lub braki kadrowe są odpowiedzialnością tylko i wyłącznie dłużnika.
Zagubiona faktura
Niektórzy mogą twierdzić, że faktura jednak nie dotarła. Mogą zdarzyć się takie przypadki, ale będą to odosobnione okoliczności, bowiem każdy dostawca usług lub towarów robi zawsze wszystko, aby uniknąć niepotrzebnych problemów. Istnieje więc znikome prawdopodobieństwo, że faktura mogła nie dotrzeć z przyczyn technicznych.
Zapominalstwo i brak czasu
Jeszcze innym rodzajem kontrahenta są osoby, które wprost przyznają się o zapomnieniu opłacenia faktury. Część z takich osób dodaje, że zaległość zostanie opłacona jeszcze tego samego dnia. Oznacza to, że w takich przypadkach najlepiej wyraźniej przypominać lub wręcz upominać się o swoją należność. Warto mieć również na uwadze weryfikację deklaracji spłaty zobowiązania w tym samym dniu. Niektórzy klienci mogą „rzucać słowa na wiatr”, zyskując zaufanie i kolejne dni nieterminowej płatności.
Zobacz także: Kiedy dłużnik może zostać obciążony kwotą 40 euro?
Co zrobić, aby kontrahent płacił w terminie?
Przede wszystkim należy zapobiegać sytuacjom, w których kontrahenci mimo upływu terminu wymagalności nie spieszą się do uregulowania zaległości. Najlepszym zabezpieczeniem w takim przypadku jest wykorzystanie monitoringu. Zlecenie bieżącego sprawdzania, czy zbliża się termin płatności faktury, czy klient opłacił ją lub spóźnia się z zapłatą pozwala odciążyć zasoby przedsiębiorcy. Zamiast skupiać się na pilnowaniu faktur i płatności może on zająć się rozwojem własnego biznesu bez obaw, że pogorszy się jego płynność finansowa.
W ramach monitoringu warto stosować także pieczęć prewencyjną, która potrafi zdyscyplinować potencjalnego dłużnika to terminowej spłaty zobowiązania. Trudniejsze przypadki warto pokierować na drogę windykacji polubownej lub terenowej. W społeczeństwie panuje mylne przekonanie, iż podjęcie takich kroków może doprowadzić do pogorszenia relacji biznesowej. Prawda jest taka, że może tak się stać tylko w sytuacji, gdy windykacją zajmują się nieodpowiedni ludzie. Jej zadaniem jest skuteczne odzyskanie należności bez uszczerbku na relacji między kontrahentami. Właśnie dlatego należy korzystać z rozwiązań oferowanych przez profesjonalistów. Gwarantuje to rzetelne podejście i wymierne efekty.
Ten artykuł zapewnia informacje edukacyjne i nie ma na celu udzielania porad prawnych, finansowych lub podatkowych.