Zawsze warto sprawdzić informacje na temat kontrahenta, z którym wkrótce zostanie podjęta potencjalna współpraca. Odpowiednie środki ostrożności mogą ustrzec przed wpadnięciem w kłopoty finansowe. Czasami jeden niepłacący klient może całkowicie zmienić status firmy i pogorszyć jej płynność finansową. Jak zatem się przed tym ustrzec?
W obecnych czasach umowa ustna wciąż obowiązuje z punktu widzenia prawnego. Jednak gdy pojawia się problem to fakty, które można bezpośrednio udokumentować zazwyczaj wygrywają, a „słowa przestają mieć znaczenie”. Trzeba również zdać sobie sprawę z tego, że niektóre osoby „rzucają słowa na wiatr” i nie mają one w konsekwencji żadnego pokrycia. Są też takie osoby, które nie wywiązują się z pisemnych deklaracji. Co można więc zrobić albo czego nie czynić, aby nie nawiązać współpracy, która okaże się problematyczna?
1) Zweryfikuj istnienie kontrahenta
Czasami przeprowadzenie podstawowych działań weryfikujących danego klienta może okazać się wystarczającym remedium. W przypływie natchnienia, podjęcie współpracy z firmą, która pojawia się znikąd na naszej drodze może wydawać się niezwykle satysfakcjonująca. Jeśli dodatkowo wydaje się być lukratywna to można pokusić się o stwierdzenie, że jest to swego rodzaju okazja, którą trzeba wykorzystać.
Zobacz także: Dlaczego dobre relacje są tak ważne?
Właśnie w takich chwilach powinna „zapalić się czerwona lampka ostrzegawcza”. Warto wtedy ostudzić swoje emocje lub przekierować je na proces weryfikacji założeń i zamierzeń kontrahenta, jak również i zwiększenie motywacji w celu prześwietlenia jego przeszłości. Podjęcie każdego, nawet najmniejszego kroku mającego na celu weryfikację potencjalnego klienta pomoże zaoszczędzić czas i nerwy. Zwłaszcza, gdyby miało się okazać, że jest to oszust. W mniej drastycznym przypadku – kontrahent mógłby stać się dłużnikiem, a odzyskanie należności kolejnym zmartwieniem. Nie wspominając już o pogorszonej płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Sprawdzenie danej firmy jest proste i można je wykonać za pomocą darmowych baz w Internecie. Wystarczy sprawdzić rzetelność informacji dostępnych pod numerem REGON, w bazie KRS czy CEiDG.
2) Sprawdź kondycję wizerunkową i finansową potencjalnego kontrahenta
Kolejnym istotnym krokiem, który warto wykonać w celu sprawdzenia rzetelności kontrahenta jest zwrócenie uwagi na jego kondycję wizerunkową i finansową. Pozwoli to uwiarygodnić jego słowa lub wręcz przeciwnie – wskazać prawdziwy obraz sytuacji, w jakiej się znajduje.
O firmie i jej wizerunku najwięcej świadczą opinie jej klientów w sieci (szczególnie w serwisach społecznościowych). Jeśli przeważają pozytywne to rzecz jasna – nie ma się czego obawiać. Co więcej, znaczenie ma także ich liczba. Im więcej, tym pewne jest to, że firma rzeczywiście działa i bieżąco zajmuje się swoją działalnością. Jeśli przeważają opinie negatywne, byli partnerzy wyrażają swoje niezadowolenie lub co więcej – czują się oszukani – należałoby ponownie zastanowić się nad współpracą z taką firmą.
Zobacz także: Zadłużenia przedsiębiorców w górę. To już ponad 5 mld zł
Następnym uwiarygodnieniem firmy może być jej wyszukanie w sieci pod kątem figurowania na giełdach długów. Jeśli kontrahent ma niespłacone zobowiązania od dłuższego czasu to zapewne mógł trafić na taką giełdę. Warto zatem dla bezpieczeństwa sprawdzić, czy wyszukiwarka nie pozycjonuje wyników z giełd długów o parametrach potencjalnego kontrahenta.
Dodatkowym miejscem, w którym można sprawdzić informacje o długach będzie Biuro Informacji Gospodarczej (BIG). Pozwoli to na przejrzenie kondycji finansowej przedsiębiorstwa za niewielką opłatą. Jeśli mamy spore wątpliwości i sprzeczne informacje to wtedy zdecydowanie warto zwrócić uwagę na niniejsze narzędzie.
3) Zawrzyj pisemną umowę, a zmiany odnotuj w aneksach
Tak, jak zostało to wspomniane na początku – każdą umowę, nawiązanie współpracy lub zmianę warunków należy zawsze odnotować w formie pisemnej. Podstawowa umowa powinna zawierać takie informacje, jak dane obu stron, datę, miejsce jej zawarcia oraz podpisy. Powinien zostać także wspomniany przedmiot i rodzaj umowy oraz obowiązki i uprawnienia obu stron. Nie może także zabraknąć informacji o kwotach, sposobach płatności, ewentualnej formie i szczegółów odstąpienia czy organie, który będzie rozstrzygał spory.
4) Prewencja sposobem na niepewnych kontrahentów
W przypadku jasnych sytuacji nie ma żadnego problemu. Kontrahent ma pozytywne opinie i nie figuruje nigdzie, jako dłużnik. Jego kondycja wizerunkowa i finansowa wydaje się być dobra toteż na drodze do nawiązania owocnej współpracy nie powinno być problemów. Jeśli obraz kontrahenta jest całkowicie odwrotny – wtedy sytuacja także jest jasna – negatywne opinie i zadłużenie nie świadczą o niczym dobrym, więc nie warto wchodzić w relację z taką firmą. A co warto zrobić, gdy pojawia się sprzeczność?
Kontrahenta, wobec którego nie jesteśmy pewni warto monitorować. Oznacza to, że warto mu zaufać, ale jednocześnie trzeba zwracać uwagę na jego poczynania. Pozwoli to na właściwą reakcję w odpowiednim czasie – zanim będzie za późno. W tym miejscu i do takich działań prewencyjnych przydaje się usługa monitoringu. Tego rodzaju opcję, pozwalającą przypomnieć danemu kontrahentowi o zbliżającej się płatności zapewnia między innymi sam InveSystem.
Zobacz także: Monitoring płatności – czym jest i dlaczego warto go stosować?
Wykorzystanie właściwych narzędzi w formie prewencyjnej zazwyczaj może być wystarczające w przypadku kontrahentów, którzy mogą poszczycić się mieszanymi opiniami. Najważniejsze jest bieżące monitorowanie sytuacji, co pozwoli w porę zareagować nie tylko na ewentualne problemy w związku ze współpracownikiem, ale także zmienić strategię lub alokację własnych zasobów we właściwym czasie.
Ten artykuł zapewnia informacje edukacyjne i nie ma na celu udzielania porad prawnych, finansowych lub podatkowych.